マイナンバー利用履歴登録システム
本システムは、2016年1月より開始されたマイナンバー制度に関する、マイナンバーの保管・出力・利用履歴の管理を目的としています。
運用履歴の取得、データベースの暗号化およびIDとパスワードによるアクセス制御にて、マイナンバー法が求める安全管理措置に対応しています。
4つのメリット
マイナンバー業務に関して、本システムによる4つのメリットをご紹介します。
01.自社管理・電子化で安全かつ業務効率向上
マイナンバーの管理方法は会社ごとに様々なケースが考えられます。
本システムで、管理方法の不安を解消します。
従来の管理方法
Case1 外部委託 | |
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管理手順 | 業務上の課題 |
1.マイナンバーを利用する社員をリストアップ | 4つのプロセス + 社内操作分の 履歴管理 |
2.所定のフォーマットで委託先へ連絡 | |
3.後日、会社にデータが届く | |
4.利用後、データを正しく廃棄 |
委託先で流出した場合、監督責任が発生 1つのリスク
Case2 紙管理 | |
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管理手順 | 業務上の課題 |
1.マイナンバーを利用する社員をリストアップ | 5つのプロセス + 作業段階ごとの 履歴管理 |
2.金庫を開錠、管理台帳に日付・時刻・担当者を記入 | |
3.ファイルから該当社員を探す | |
4.利用後、金庫等に保管し施錠 | |
5.管理台帳に運用履歴や日付・時刻・担当者を記入 |
記入漏れが発生する可能性あり 1つのリスク
自社管理・電子化
本システムの場合 |
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管理手順 |
1.マイナンバーを利用する社員をリストアップ |
2.システムを起動し、必要な情報を取得 |
わずか2つの手順
+
履歴自動取得
実際の画面
本システムでは、マイナンバーの運用履歴だけでなく、「誰が、いつ」システムを操作したかという履歴まで取得することができます。
また、登録されたデータは暗号化されています。
インターネットを必要としない自己完結型システムの為、
情報漏洩のリスクが格段に低くなります。
02.運用履歴の自動取得
「マイナンバーを利用して書類を作成、作成した書類を役所へ提出、一連の処理の履歴を記録」
こんな処理が新しく業務に追加されます。また、一人一人の運用履歴を作成することが義務付けられています。
数名ならそこまで大きな負担にはなりませんが、これが多人数となると業務を圧迫することは明白です。
そのため、弊社では個人番号の運用履歴を自動・半自動で簡単に取得できる仕組みをご提案します。
実際の画面
取得された履歴は期間・個人ごとに印刷や出力を行うことが可能です。
03.既存給与ソフト等とデータ連携
現在お使いの給与ソフトや人事管理ソフトなどと、社員情報などのデータを連携させることが可能です。
本システムでの取込み、出力等の操作について、自動で履歴が取得できる仕組みです。
実際の画面
※CSV形式での連携が可能です。
04.履歴項目の追加・編集
弊社では、マイナンバーが今後様々な制度と結びつくと想定しています。
マイナンバーを利用した全ての履歴を取得するために、
「目的」や「操作」の項目を編集可能にすることで、多様な運用履歴の取得が可能です。
実際の画面
※CSV形式での連携が可能です。
■権限レベル設定
管理者に権限レベルを設定することで、各々の管理外におけるマイナンバーを表示させない仕組みを構築しています。
これにより単純一括管理に比べてセキュアな環境をご提案します。
■データバックアップ
本システムでは独立した環境での動作を想定しています。
そのため、利用環境に不具合が発生しても直ちに対応できるよう、バックアップ機能を搭載しています。
なお、パックアップデータの作成・復元の操作履歴も自動で取得されます。
バックアップデータは暗号化され、本システムのみで復元化が可能です。
機能一覧
- 新規登録
- 更新
- CSVデータ受入
- CSVデータ出力
- 利用
- 履歴入力
- 履歴出力
- 履歴閲覧
- 退職処理
- 退職処理取消
- 番号削除
- 帳票編集
- 管理者追加
- 管理者削除
- パスワード変更
- パックアップ作成
システム管理項目
社内情報
・社員番号
・所属
・役職
・雇用区分
・入社年月日
パーソナルデータ
・氏名
・フリガナ
・生年月日
・年齢
・郵便番号
・住所
・基礎年金番号
・雇用保険被保険者番号
個人番号
・個人番号
・個人番号確認方法
・個人番号確認書類
個人番号運用履歴
・日時(年・月・日・時・分・秒)
・取扱い担当者
・利用目的
・操作
・備考
※カスタマイズ状況によっては管理項目の増減があります。
本システムの動作環境
対応OS
Microsoft Windows 7 以上
対応ソフトウェア
Microsoft Excel 2003 以上
Microsoft SQL Server 2012 Express 以上
Microsoft .NET Framework 4.6.1 以上
圧縮/解凍アプリケーション(任意)
カスタマイズ対応
本システムの標準機能に加え、お客様のご要望に応じてシステムをカスタマイズいたします。
価格について
マイナンバー利用履歴登録システム:応相談
※社員登録100名まで(扶養親族を除く)
※インストール、設定費用等は含まれておりません。