マイナンバー利用履歴登録システム

本システムは、2016年1月より開始されたマイナンバー制度に関する、マイナンバーの保管・出力・利用履歴の管理を目的としています。
運用履歴の取得、データベースの暗号化およびIDとパスワードによるアクセス制御にて、マイナンバー法が求める安全管理措置に対応しています。

マイナンバー業務に関して、本システムによる4つのメリットをご紹介します。

01.自社管理・電子化で安全かつ業務効率向上

マイナンバーの管理方法は会社ごとに様々なケースが考えられます。
本システムで、管理方法の不安を解消します。

従来の管理方法

Case1 外部委託
管理手順 業務上の課題
1.マイナンバーを利用する社員をリストアップ 4つのプロセス
+
社内操作分の
履歴管理
2.所定のフォーマットで委託先へ連絡
3.後日、会社にデータが届く
4.利用後、データを正しく廃棄

委託先で流出した場合、監督責任が発生 1つのリスク

Case2 紙管理
管理手順 業務上の課題
1.マイナンバーを利用する社員をリストアップ 5つのプロセス
+
作業段階ごとの
履歴管理
2.金庫を開錠、管理台帳に日付・時刻・担当者を記入
3.ファイルから該当社員を探す
4.利用後、金庫等に保管し施錠
5.管理台帳に運用履歴や日付・時刻・担当者を記入

記入漏れが発生する可能性あり 1つのリスク

自社管理・電子化

本システムの場合
管理手順
1.マイナンバーを利用する社員をリストアップ
2.システムを起動し、必要な情報を取得

わずか2つの手順
+
履歴自動取得

実際の画面

本システムでは、マイナンバーの運用履歴だけでなく、「誰が、いつ」システムを操作したかという履歴まで取得することができます。
また、登録されたデータは暗号化されています。

インターネットを必要としない自己完結型システムの為、
情報漏洩のリスクが格段に低くなります。

02.運用履歴の自動取得

「マイナンバーを利用して書類を作成、作成した書類を役所へ提出、一連の処理の履歴を記録」
こんな処理が新しく業務に追加されます。また、一人一人の運用履歴を作成することが義務付けられています。
数名ならそこまで大きな負担にはなりませんが、これが多人数となると業務を圧迫することは明白です。
そのため、弊社では個人番号の運用履歴を自動・半自動で簡単に取得できる仕組みをご提案します。

実際の画面

取得された履歴は期間・個人ごとに印刷や出力を行うことが可能です。

実際の画面

03.既存給与ソフト等とデータ連携

現在お使いの給与ソフトや人事管理ソフトなどと、社員情報などのデータを連携させることが可能です。
本システムでの取込み、出力等の操作について、自動で履歴が取得できる仕組みです。

実際の画面

実際の画面
※CSV形式での連携が可能です。

04.履歴項目の追加・編集

弊社では、マイナンバーが今後様々な制度と結びつくと想定しています。
マイナンバーを利用した全ての履歴を取得するために、
「目的」や「操作」の項目を編集可能にすることで、多様な運用履歴の取得が可能です。

実際の画面

実際の画面
※CSV形式での連携が可能です。

■権限レベル設定
管理者に権限レベルを設定することで、各々の管理外におけるマイナンバーを表示させない仕組みを構築しています。
これにより単純一括管理に比べてセキュアな環境をご提案します。

■データバックアップ
本システムでは独立した環境での動作を想定しています。
そのため、利用環境に不具合が発生しても直ちに対応できるよう、バックアップ機能を搭載しています。
なお、パックアップデータの作成・復元の操作履歴も自動で取得されます。
バックアップデータは暗号化され、本システムのみで復元化が可能です。

  • 新規登録
  • 更新
  • CSVデータ受入
  • CSVデータ出力
  • 利用
  • 履歴入力
  • 履歴出力
  • 履歴閲覧
  • 退職処理
  • 退職処理取消
  • 番号削除
  • 帳票編集
  • 管理者追加
  • 管理者削除
  • パスワード変更
  • パックアップ作成

社内情報

・社員番号
・所属
・役職
・雇用区分
・入社年月日

パーソナルデータ

・氏名
・フリガナ
・生年月日
・年齢
・郵便番号
・住所
・基礎年金番号
・雇用保険被保険者番号

個人番号

・個人番号
・個人番号確認方法
・個人番号確認書類

個人番号運用履歴

・日時(年・月・日・時・分・秒)
・取扱い担当者
・利用目的
・操作
・備考

※カスタマイズ状況によっては管理項目の増減があります。

対応OS

Microsoft Windows 7 以上

対応ソフトウェア

Microsoft Excel 2003 以上
Microsoft SQL Server 2012 Express 以上
Microsoft .NET Framework 4.6.1 以上
圧縮/解凍アプリケーション(任意)

本システムの標準機能に加え、お客様のご要望に応じてシステムをカスタマイズいたします。

マイナンバー利用履歴登録システム:応相談
※社員登録100名まで(扶養親族を除く)
※インストール、設定費用等は含まれておりません。

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