個人情報保護方針

株式会社NICS(以下、当社)は、ソフトウエアの開発及びOA機器販売において収集・利用する個人情報の保護が、経営上の重大な課題であると同時に、当社が担う社会的責任の一つであることを認識しております。そのため、当社の業務に携わる全ての者が、個人情報の保護に努め、個人の権利・利益が侵害されることのないよう次のとおり個人情報保護に関する方針を定め、これを遵守してまいります。

個人情報の適切な取扱い

適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。

個人情報の適切な利用

定められた利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための適切な措置を講じます。

法令等の遵守

個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。そのために、個人情報保護に関する社内規定を整備し、社内に周知徹底致します。

個人情報の適切な管理(安全管理措置)

適切な安全管理措置を講じ、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に努めます。お預かりデータの受取、保管、返却及び破棄・削除、利用時のウイルス対策を厳重に実施し、個人情報の漏えい又はき損などを防止すると共に、万一の問題発生時の速やかな是正に努めます。

個人情報に関する苦情及び相談への対応

個人情報に関する苦情及び相談については、問い合わせ窓口を設け個人情報に関する本人の権利を尊重し、迅速かつ誠意をもって対応致します。又、当社のホームページ及び個人情報を取得する際に使用する書類等へ個人情報保護方針及び問い合わせ窓口を公表し、一般の方々に周知いただけるよう努めます。

個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

安心・信頼していただける企業であるよう、社会情勢および環境の変化を考慮し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

従業者への個人情報保護方針の周知徹底

当社では従業者への個人情報保護方針の周知徹底をはかるため定期的な教育を行ってまいります。

株式会社NICS

代表取締役社長山根慎一郎
制定年月日平成18年10月01日
改定日平成27年10月30日

個人情報の取り扱いについて

当社の事業内容における個人情報の利用目的

【1】お客様の個人情報

当社では、お客様の個人情報は、原則として次の利用目的の範囲においてのみ利用させていただきます。なお、以下に記載した利用目的の範囲を超えてお客様の個人情報を利用する必要が生じた場合には、個人情報をお預かりする際に、その利用目的をお知らせして、お客様の同意をいただいた上で利用いたします。

情報処理システムに関するコンサルティング、調査、研究業務及び、システム開発、運用、保守業務におけるお客様情報の管理
受託計算(給与計算)に関するサービスの提供
取扱い製品・サービスに関する営業活動(情報提供、受注、納品及び代金の請求・受領等)
取扱い製品・サービスに関するサービス・サポートの提供(情報提供、修理品の引取・返却、修理代金の請求・受領、問い合わせ対応等)
製品・サービスに関する市場調査のためのアンケート等のお願い
セミナー、キャンペーン、イベントのお知らせ

【2】採用応募者の個人情報

当社にて実施しております採用活動に対し、ご応募いただきました方々の個人情報につきましては、次の利用目的の範囲においてのみ利用させていただきます。

採用選考の資料
連絡及び書類の送付
採用となった場合は入社用の資料

残念ながら採用されなかった応募者の応募書類は、採否決定より1ヶ月保管した後、責任をもって廃棄いたします。
保管期間内に応募者本人より応募書類の返却要請があった場合は、郵送にて返送いたします。

【3】社員情報

人事・労務管理、健康管理、業務に関する処理、及び社内連絡を行うために利用します。

個人情報の開示等と請求先お問合せ・苦情窓口

お客様から開示対象個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)の請求があった場合、当社の定める方法により本人様又は代理人様(未成年者また成年被後見人の法定代理人、あるいは開示などの求めをすることにつき本人が委任した代理人)からの請求であることを確認させていただきました後、対応致します。

なお、ご要望にお応えできない場合には、その理由を説明させていただきます。これらの請求につきましては、以下の窓口まで連絡ください。なお、利用目的を達成した個人情報につきましては、一定期間経過後に削除させていただく場合がございます。この場合、削除されました個人情報の開示等のお申し出をいただきましても対応しかねますので、予めご了承ください。

株式会社NICS

個人情報保護管理者取締役佐用雅史
TEL : 0863-32-5111 FAX : 0863-32-5118

開示対象個人情報の利用目的

1.お客様の個人情報

当社では、お客様の個人情報は、原則として次の利用目的の範囲においてのみ利用させていただきます。

情報処理システムに関するコンサルティング、調査、研究業務及び、システム開発、運用、保守業務におけるお客様情報の管理
取扱い製品・サービスに関する営業活動(情報提供、受注、納品及び代金の請求・受領等)
取扱い製品・サービスに関するサービス・サポートの提供(情報提供、修理品の引取・返却、修理代金の請求・受領、問い合わせ対応等)
製品・サービスに関する市場調査のためのアンケート等のお願い
セミナー、キャンペーン、イベントのお知らせ

2.採用応募者の個人情報

採用選考の資料
連絡及び書類の送付
採用となった場合は入社用の資料

社員情報

人事・労務管理、健康管理、業務に関する処理、及び社内連絡を行うために利用します。

請求の手続

お客様又は代理人様から下記弊社窓口へお問い合わせください。(電話、FAX、ホームページのお問い合わせ)
弊社からお客様又は代理人様へ「個人情報開示等依頼書」を送付いたします。
お客様又は代理人様から弊社へ「個人情報開示等依頼書」及び本人確認書類をご返送して頂きます。
本人確認書類は以下のようなものです。

a)お客様本人の場合

運転免許証(コピー)、住民票(原本)、パスポート(コピー)、健康保険の被保険者証(コピー)、その他本人確認できる公的書類のいずれか

b)代理人様の場合

本人確認書類に加えて、代理人様自身を確認するもの、本人と代理人様の関係を確認するものそれぞれが必要です。

【代理人様自身を確認するもの】

運転免許証(コピー)、住民票(原本)、パスポート(コピー)、健康保険の被保険者証(コピー)、その他本人確認できる公的書類のいずれか弁護士の場合は登録番号

【本人と代理人様の関係を確認するもの】

委任状(原本)、住民票(原本)、戸籍謄本・抄本(原本)、その他関係を示すもののいずれかただし、本人又は代理人様を確認する書類に、本籍地等の特定の機微な個人情報が記載されている場合は、黒塗りしたものを提出してください。

弊社は「個人情報開示等依頼書」受領後、お客様及び代理人様のご本人確認をさせていただいた上で、弊社規定に従い対応させて頂きます。

※本請求につきまして、手数料は頂いておりません。

開示対象個人情報の開示等の請求窓口

株式会社NICS

業務本部個人情報苦情及び相談窓口
TEL : 0863-32-5111 FAX : 0863-32-5118

尚、当社にご相談いただいた内容について、次の第三者機関に解決を求めることができます。

認定個人情報保護団体の名称: 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先: 個人情報保護苦情相談室

住所:〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
TEL : 0120-700-779/03-5860-7565

※このお問い合わせ先は、当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。

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